Cum se organizează repatrierea unei persoane decedate

Repatrierea nu urmează aceeași schemă în fiecare țară. Ordinea etapelor depinde de locul aflării persoanei decedate, circumstanțele decesului, instituțiile implicate, actele disponibile și traseul ales. Din acest motiv, organizarea începe cu analiza cazului concret, nu cu aplicarea automată a unei liste generale.

Familiei îi este desemnat un manager responsabil din partea Ritus. Acesta coordonează instituțiile, participanții locali, actele, transportul și predarea convenită, astfel încât familia să primească informația printr-un singur punct de contact.

Primul contact

Consultația inițială este gratuită. Pentru începerea discuției nu este necesar dosarul complet. Este util să comunicați:

• țara și localitatea în care a avut loc decesul;
• unde se află persoana decedată: într-o morgă de spital, într-o instituție medico-legală, la un operator funerar local sau în altă instituție;
• datele de contact ale instituției ori ale reprezentantului, dacă sunt cunoscute;
• circumstanțele cunoscute ale decesului;
• cetățenia persoanei decedate;
• unde se află rudele și dacă există cineva la fața locului;
• țara, localitatea și adresa estimată de destinație;
• ce acte sau servicii au fost deja perfectate și achitate.

Pe baza acestor informații, specialistul stabilește ce trebuie verificat mai întâi, cine poate participa la procedura locală și ce decizii nu este recomandat să fie luate înainte de clarificarea condițiilor transportului internațional.

După începerea lucrului, cazul este preluat de un manager concret. El menține comunicarea principală, coordonează participanții și informează familia despre evoluția procedurii. Noaptea sau într-o situație urgentă, când managerul nu este temporar disponibil, mesajul poate fi preluat de dispeceratul Ritus, care funcționează permanent.

Instrucțiuni pentru primele ore: Ce trebuie făcut dacă o persoană a decedat în străinătate.

Legătura cu instituțiile și pregătirea actelor

Mai întâi trebuie stabilit locul exact în care se află persoana decedată și procedura aplicabilă. În funcție de caz, pot fi implicate morga unui spital, o instituție medico-legală, poliția, procuratura, consulatul, un operator funerar local sau alt participant autorizat.

În limitele procedurii și ale competențelor sale, Ritus:

• contactează instituția sau operatorul local;
• verifică stadiul actelor medicale și al înregistrării decesului;
• clarifică condițiile și data posibilă a eliberării;
• verifică dacă sunt necesare autorizații suplimentare;
• solicită informații despre serviciile locale obligatorii și cheltuielile externe;
• explică familiei ce originale, procuri sau dovezi ale împuternicirilor pot fi necesare;
• coordonează operatorul funerar autorizat local, dacă anumite acțiuni pot fi efectuate legal numai de acesta.

Nu există un dosar obligatoriu identic pentru toate țările. De regulă, sunt analizate actele medicale privind decesul, înregistrarea oficială, certificatul de deces, actele persoanei decedate și ale rudei, dovada rudeniei sau a împuternicirilor, traducerile, actele notariale, apostila ori o altă formă de legalizare, actele sanitare și de transport și confirmarea părții care primește.

Actele oficiale sunt emise de instituțiile competente, traducerile autorizate sunt efectuate de traducători abilitați, actele notariale — de notar, iar acțiunile care necesită licență locală — de operatorul corespunzător. Ritus ajută la organizarea și accelerarea interacțiunii cu traducătorii, notarii, instituțiile și ceilalți participanți, propune soluții verificate și urmărește pregătirea actelor. Alegerea finală a variantei și a executanților îi aparține familiei.

În multe situații, o parte importantă a pregătirilor poate fi începută de la distanță. Prezența personală a unei rude devine necesară numai dacă instituția solicită originale, dovada rudeniei, o procură separată sau participarea la o anumită acțiune.

Alegerea transportului și a traseului

Modalitatea de transport este stabilită după verificarea actelor, distanței, accesibilității drumurilor, statelor de tranzit, frontierelor, siguranței, adresei finale și cheltuielilor totale.

Traseul cel mai scurt nu este întotdeauna cel mai rapid, sigur sau permis. La planificare se iau în calcul calitatea drumurilor, punctele de frontieră, regulile de tranzit, condițiile meteo și situația operativă actuală.

Preluarea și transportul internațional

Preluarea persoanei decedate devine posibilă după ce instituția a încheiat acțiunile obligatorii, actele necesare sunt pregătite și dreptul de eliberare este confirmat. Procedura exactă depinde de țară și de locul aflării persoanei decedate.

În funcție de situație, preluarea este efectuată de echipajul Ritus sau de un operator local autorizat, cu o predare convenită ulterior. Atunci când transportul rutier este efectuat de Ritus, biroul controlează deplasarea, traseul și comunicarea cu șoferul. Automobilul este urmărit prin GPS, iar informația actuală este transmisă familiei de managerul responsabil sau de dispecerat.

Ritus lucrează după principiul unei misiuni individuale: transportul este trimis pentru o persoană concretă și nu trebuie să aștepte săptămâni întregi formarea unei curse colective. O cursă comună ori coordonată cu o altă misiune poate fi utilizată numai într-o situație distinctă, convenită cu familia, dacă nu produce o întârziere semnificativă și nu afectează condițiile transportului.

În cazul soluției aeriene, operatorul local din țara de plecare efectuează acțiunile prevăzute de procedura locală. Ritus poate coordona participanții, verifica actele disponibile, transmite confirmarea părții care primește și organiza următorul segment al transportului în volumul convenit.

Perioada de pregătire depinde de instituții și de acte. După preluarea oficială, o parte importantă a logisticii rutiere se află sub controlul Ritus, însă timpul de trecere a frontierelor, situația rutieră și alte circumstanțe externe continuă să influențeze durata.

Sosirea și predarea către familie

Destinația finală și partea care primește sunt convenite înainte de începerea transportului. Poate fi vorba despre adresa familiei, o morgă, o biserică, o sală de priveghi, un complex funerar, un operator local sau un alt punct legal de predare.

Dacă persoana decedată este adusă în Republica Moldova, trecerea prin Chișinău nu este obligatorie în toate cazurile. Când traseul și formalitățile permit, automobilul poate merge direct în localitatea necesară. La sosirea pe cale aeriană, Ritus poate fi partea oficială care primește, poate verifica actele, poate prelua persoana decedată sau urna conform procedurii stabilite și poate organiza transportul ulterior.

După sosirea în Republica Moldova sunt disponibile:

• transportul persoanei decedate la adresa convenită;
• păstrarea în camera frigorifică staționară;
• pregătirea sanitară și funerară;
• săli de priveghi, articole funerare și transport;
• continuarea organizării funeraliilor, dacă familia solicită acest lucru.

Utilizarea serviciilor funerare ulterioare ale Ritus nu este o condiție obligatorie a transportului. Familia poate solicita numai transportul persoanei decedate la adresă, păstrarea sau o anumită pregătire ori poate alege un alt organizator.

Dacă transportul are loc între alte state, persoana decedată este predată părții autorizate stabilite din timp, conform actelor și procedurii locale din țara de destinație.

Comunicați țara, localitatea și locul aflării persoanei decedate

Sunați la 14888 din Republica Moldova sau scrieți-ne prin WhatsApp ori Viber. Pentru consultația inițială nu este necesar dosarul complet. Specialistul clarifică datele de bază, explică ordinea acțiunilor și indică ce informații sunt necesare pentru pregătirea traseului și a unui calcul preliminar. Actele și corespondența oficială pot fi expediate prin e-mail după coordonarea cu managerul.

Întrebări și răspunsuri

Poate fi începută organizarea fără dosarul complet?

Da. Pentru prima consultație sunt suficiente datele de bază despre țară, localitate, locul aflării persoanei decedate, circumstanțe, destinație și acțiunile deja efectuate.

Cine contactează instituțiile din străinătate?

Ritus poate contacta morga, spitalul, serviciul funerar local, consulatul și alți participanți. Unele acțiuni oficiale trebuie realizate de rudă, reprezentantul împuternicit sau operatorul autorizat local.

Este obligatoriu ca o rudă să se afle în țara în care a avut loc decesul?

Nu întotdeauna. O parte importantă a pregătirilor poate fi începută de la distanță. Prezența personală poate fi necesară pentru originale, dovada rudeniei, procură sau o acțiune concretă.

Cine coordonează procedura și informează familia?

Un agent Ritus împuternicit coordonează actele, instituțiile, participanții locali și transportul. Pentru comunicare urgentă funcționează permanent dispeceratul.

Când se poate stabili modalitatea de transport și traseul?

După verificarea punctului de plecare și a destinației, stadiului actelor, accesibilității drumurilor, cerințelor de tranzit, siguranței, termenelor și cheltuielilor.

Întrebări și răspunsuri despre repatriere