Actele necesare pentru repatriere nu sunt determinate doar de țara în care a avut loc decesul. Contează instituția unde se află persoana decedată, circumstanțele decesului, cetățenia, statul de destinație, țările de tranzit, modalitatea de transport și partea care va primi persoana la destinație.
De aceea, setul de acte se stabilește pentru fiecare caz în parte. Familia nu trebuie să încerce să obțină dinainte toate documentele după o listă găsită întâmplător pe internet. Pentru prima discuție sunt suficiente datele de bază și actele deja disponibile. După verificare, managerul Ritus explică ce poate fi utilizat, ce lipsește și care sunt pașii următori.
De ce depinde setul de acte
Procedura poate începe într-o morgă de spital, într-o instituție medico-legală, la morga unui operator funerar local sau într-o altă instituție competentă. Fiecare situație poate avea propriile condiții de eliberare, autorizații și cerințe privind reprezentarea familiei.
Setul de acte poate depinde de:
- țara și localitatea în care se află persoana decedată;
- circumstanțele decesului și existența unei proceduri medico-legale;
- instituția care eliberează actele medicale și de stare civilă;
- cetățenia și actele de identitate ale persoanei decedate;
- prezența unei rude sau a unui reprezentant împuternicit la fața locului;
- țara de destinație și partea care primește persoana decedată;
- transportul rutier, aerian sau combinat;
- statele de tranzit și cerințele actuale ale traseului;
- necesitatea traducerii, autentificării notariale, apostilării sau a unei alte forme de legalizare.
Pentru primul apel nu este necesar setul complet de acte. Este util să fie comunicate țara, localitatea, instituția unde se află persoana decedată, circumstanțele cunoscute, destinația finală, prezența unei rude la fața locului și documentele deja obținute.
Instrucțiuni pentru primele ore: Ce trebuie făcut dacă o persoană a decedat în străinătate.
Actele principale
Mai jos sunt prezentate principalele categorii care pot apărea într-o procedură internațională. Ele nu reprezintă o listă obligatorie și universală. Setul exact și denumirile oficiale se stabilesc în funcție de țară și de circumstanțele cazului.
Actele privind decesul
Procedura începe, de regulă, cu un document medical care constată decesul. Ulterior, decesul este înregistrat conform regulilor statului respectiv și se eliberează certificatul de deces sau documentul local echivalent.
Documentul medical și certificatul de deces au funcții diferite. Primul ține de constatarea medicală a decesului și stă, de regulă, la baza etapelor următoare. Certificatul confirmă înregistrarea decesului de către autoritatea competentă. Denumirea, forma și procedura de eliberare diferă de la o țară la alta.
Dacă decesul este legat de o anchetă sau de o expertiză medico-legală, eliberarea actelor poate depinde de deciziile poliției, procuraturii, instanței, instituției medico-legale sau ale altei autorități competente.
Actele persoanei decedate
În funcție de țară și de situație, pot fi solicitate:
- pașaportul sau alt act de identitate;
- certificatul de naștere;
- certificatul de căsătorie;
- alte acte de stare civilă, dacă sunt necesare pentru confirmarea datelor sau a legăturii cu rudele.
Necesitatea originalelor, a copiilor și acceptarea versiunilor electronice se verifică separat. Pentru analiza preliminară, managerul poate solicita copii sau scanări, însă instituția poate cere originalul în cadrul procedurii oficiale.
Actele rudei și împuternicirea
Pot fi necesare:
- actul de identitate al rudei;
- dovada gradului de rudenie;
- procura sau o altă formă de împuternicire;
- confirmarea calității reprezentantului;
- actele persoanei sau organizației care va primi persoana decedată în țara de destinație.
Procura nu înlocuiește în mod automat prezența personală. Ea poate fi folosită numai dacă instituția respectivă o acceptă și dacă formularea ei acoperă acțiunile necesare. În unele cazuri pot fi solicitate originalul, autentificarea notarială sau o formă suplimentară de legalizare.
Actele sanitare și de transport
În funcție de țară, modalitatea de transport și cerințele traseului, pot fi necesare:
- certificatul de îmbălsămare sau dovada unei alte pregătiri prevăzute;
- autorizația sanitară;
- documentul pentru transportul internațional al persoanei decedate;
- documentele de transport;
- confirmarea părții care primește.
În unele jurisdicții, documentul pentru transport internațional este denumit pașaport mortuar. În alte țări are o altă denumire oficială, altă formă și o altă procedură de eliberare. Prin urmare, expresia pașaport mortuar nu desemnează un document identic pentru toate destinațiile.
Succesiunea generală a procedurii: Cum se organizează repatrierea unei persoane decedate.
Autorizații și confirmări suplimentare
Actele suplimentare nu sunt necesare în fiecare caz. Ele depind de circumstanțele decesului, legislația locală, instituția responsabilă, traseu și modalitatea de transport.
După caz, pot fi solicitate:
- autorizația poliției;
- aprobarea procuraturii sau a instanței;
- decizia instituției medico-legale;
- autorizația autorității sanitare sau de sănătate publică;
- o confirmare consulară ori un alt document prevăzut de țara respectivă;
- confirmarea unui operator funerar local;
- confirmarea oficială a părții care primește;
- confirmări suplimentare de transport, dacă sunt prevăzute de procedura aeriană.
Actele oficiale sunt eliberate de autoritățile de stat, medicale, consulare, judiciare sau sanitare competente. Ritus nu înlocuiește aceste instituții, dar poate comunica cu ele ori cu operatorul local, poate clarifica cerințele și poate coordona succesiunea acțiunilor în limita posibilităților aplicabile cazului.
Dacă procedura locală impune participarea unei firme funerare licențiate, acțiunile obligatorii din țara de plecare sunt realizate de acel operator. Ritus coordonează cu acesta preluarea, documentele și predarea în cadrul soluției stabilite.
Cerințele exacte depind de țara și situația concretă. Secțiunea direcțiilor: Țări și direcții de repatriere.
Traducerea, autentificarea și legalizarea
Traducerea, autentificarea notarială, apostila și legalizarea consulară sau de alt tip sunt proceduri diferite. Ele nu se înlocuiesc reciproc și nu sunt necesare în toate cazurile.
Traducerea oficială. Dacă documentul urmează să fie folosit într-o altă țară sau instituție, poate fi necesară traducerea efectuată de un traducător autorizat. Comunicarea verbală a angajaților Ritus într-o limbă străină nu înlocuiește traducerea autorizată a actelor.
Procedura notarială. Notarul poate autentifica o semnătură, o copie, o traducere, o procură sau o altă operațiune în limitele regulilor aplicabile. Forma exactă depinde de document și de statul în care acesta va fi utilizat.
Apostila. Apostila poate fi necesară pentru confirmarea autenticității unui document oficial între statele în care se aplică procedura corespunzătoare. Ea nu este obligatorie în toate cazurile și nu se aplică automat fiecărui document.
O altă formă de legalizare. Dacă apostila nu se aplică sau regulile statului prevăd o altă procedură, poate fi necesară legalizarea consulară ori o altă formă de recunoaștere oficială.
Ordinea acestor acțiuni contează. Uneori se eliberează mai întâi documentul original, după care urmează autentificarea, apostilarea și traducerea; în alte situații, succesiunea poate fi diferită. De aceea, cerințele țării de destinație și ale instituției care va primi actul trebuie verificate înainte de începerea formalităților.
Traducerile și legalizarea pot influența durata și costul procedurii. Detalii: Etapele și termenele repatrierii, Costul repatrierii unei persoane decedate.
Ce coordonează Ritus
Ritus poate începe analiza situației înainte de obținerea setului complet de acte. Familia transmite datele și documentele disponibile, iar managerul le verifică în contextul țării, traseului și modalității de transport.
În volumul convenit, Ritus poate:
- verifica actele disponibile și lizibilitatea acestora;
- explica ce categorii de documente lipsesc;
- comunica cu instituția, consulatul sau operatorul funerar local;
- clarifica condițiile de eliberare a persoanei decedate;
- coordona traducerile, procedurile notariale, apostilarea sau o altă formă de legalizare, dacă sunt necesare;
- pregăti un proiect de procură sau de adresă oficială, dacă situația permite;
- obține sau transmite confirmarea părții care primește;
- verifica concordanța actelor înainte de preluare și transport;
- corela documentele cu transportul, traseul și punctul final de predare.
Familia comunică cu un singur manager responsabil. Acesta explică succesiunea acțiunilor și precizează ce acte poate obține familia, ce documente eliberează instituția și unde este necesară participarea unui operator local autorizat.
Ritus nu eliberează certificate de stare civilă, documente medicale, autorizații ale poliției, procuraturii sau instanței și nu efectuează în locul notarului ori al traducătorului autorizat acțiunile care necesită competențe speciale.
Pentru repatrierea în Republica Moldova există o pagină distinctă → deschide pagina. Pentru transportul din Republica Moldova în străinătate.
Trimiteți actele disponibile pentru o verificare preliminară
Sunați la 14888 din Republica Moldova sau scrieți prin WhatsApp ori Viber. Managerul va preciza țara, localitatea, instituția unde se află persoana decedată, destinația și actele deja obținute. După coordonare, scanările sau fotografiile documentelor pot fi trimise prin e-mail — canalul principal pentru verificarea fișierelor și corespondența oficială.
Pentru prima consultație nu este necesar setul complet. Verificarea preliminară ajută la stabilirea actelor care pot fi deja utilizate, a formalităților rămase și a persoanei ori instituției care trebuie să le îndeplinească.
Întrebări și răspunsuri
Există un singur set de acte valabil pentru toate țările?
Nu. Setul depinde de țară, circumstanțele decesului, instituție, cetățenie, modalitatea de transport, statele de tranzit și partea care primește. Pagina prezintă categoriile principale, iar lista exactă se stabilește după analiza cazului concret.
Care este diferența dintre documentul medical și certificatul de deces?
Documentul medical constată decesul în cadrul procedurii medicale și, de regulă, servește drept bază pentru înregistrarea oficială. Certificatul de deces confirmă înregistrarea de către autoritatea competentă. Denumirile și modul de eliberare diferă de la o țară la alta.
Sunt întotdeauna necesare traducerea, autentificarea notarială și apostila?
Nu. Sunt proceduri diferite, iar necesitatea fiecăreia depinde de stat, tipul documentului și instituția în care va fi folosit. Cerințele trebuie verificate înainte de efectuarea formalităților.
Când poate fi necesară o procură?
Atunci când ruda nu se află la fața locului și trebuie să împuternicească o altă persoană sau organizație pentru acțiuni concrete. Procura trebuie să corespundă cerințelor instituției și nu înlocuiește întotdeauna prezența personală ori originalele altor acte.
Ce este, de regulă, pașaportul mortuar?
În unele jurisdicții, aceasta este denumirea documentului care permite transportul internațional al persoanei decedate sau confirmă îndeplinirea condițiilor prevăzute. Nu există o formă internațională unică: denumirea, conținutul și autoritatea emitentă depind de țară.
Mai multe răspunsuri practice: Întrebări și răspunsuri despre repatriere.